Imagine a seguinte situação. Sua empresa possui atuação comercial em todo o Brasil através de representantes. Constantemente a empresa precisa reciclar a força de vendas, pois o mercado onde atua está em constante evolução e novos produtos são lançados em um curto espaço de tempo. Você também precisa de comunicação rápida e instantânea com os representantes espalhados em 27 estados para ajudá-los no fechamento de negócios. O que você usaria para resolver estas questões? Pagaria as passagens dos representantes para que eles pudessem vir efetuar o treinamento uma vez por mês? Utilizaria telefone para a comunicação instantânea? Ou simplificaria sua vida utilizando a Internet para realizar treinamentos virtuais e comunicadores instantâneos e e-mail para o canal de comunicação com o pessoal?

Pois bem. O cenário acima ilustra uma das vantagens proporcionadas pela Internet às empresas nos dias atuais. Como Administrador você toparia não utilizá-la em sua empresa? Você é capaz de imaginar quais seriam as conseqüências disso? Comunicação com clientes, parceiros e fornecedores, vendas através do Website, realização de treinamentos, uso de VOIP (voz sobre IP) para redução de custos com telefonia, integração com filiais em tempo real, informação em tempo real, etc. A lista é grande e não vamos discutir isso aqui, pois a indagação “devo usar?” está ultrapassada e a pergunta agora é “como fazer a Internet me render mais dinheiro?”.

Tudo tem dois lados. Com a Internet não é ser diferente. Não só as empresas, mas principalmente as pessoas, estão cada vez mais conectadas. Há uma necessidade gritante de muitos em se manterem atualizados sobre o que está acontecendo com a família, amigos, colegas, etc. Se observarmos as crianças, futuros profissionais, veremos que isso tende apenas a ficar cada vez mais forte. E como fica então a produtividade dentro das empresas com tanta gente querendo bater papo no mensageiro instantâneo, trocar recados no site de relacionamentos ou ler as últimas notícias? As empresas têm o direito de bloquear o uso de determinados serviços com grande apelo pessoal dentro de suas redes? Elas podem auditar o fluxo de informações que vem e vão da Internet, como os e-mails enviados ou recebidos pelos funcionários? E ainda, os funcionários teriam direito a privacidade “on-line” dentro do ambiente de trabalho?

Estes questionamentos são muito recentes e a nossa Constituição Federal que é de um tempo em que a Internet era restrita a algumas universidades americanas diz que “é inviolável o sigilo da correspondência e das comunicações telegráficas, de dados e das comunicações telefônicas, salvo, no último caso, por ordem judicial, nas hipóteses e na forma que a lei estabelecer para fins de investigação criminal ou instrução processual penal”. Mas como uma empresa pode se proteger, por exemplo, do vazamento de informações sigilosas? Muitas vezes por simples displicência um funcionário pode liberar dados que valem muito dinheiro. Isso já ocorreu diversas vezes com a indústria do cinema, onde vários filmes já “vazaram” através da Internet antes mesmo do seu lançamento no cinema. São milhões de dólares em prejuízo.

Devemos ver a rede, dentro das empresas, como um instrumento de trabalho, assim como temos o telefone, o fax, o veículo, etc. Os administradores devem definir regras bastante claras sobre seu uso, pois ela é disponibilizada com a finalidade de aperfeiçoar os negócios e incrementar os lucros. O colaborador representa a empresa, e como tal, está sujeito a direitos e obrigações definidas por ela. Deixando claro que o acesso à rede é de uso exclusivo em serviço, e ainda, deixando claras as limitações ao seu uso, como por exemplo, a vista a sites pornográficos ou a qualquer assunto que não diga respeito ao negócio e à empresa, o funcionário terá então a obrigação de observar estas regras. A empresa por sua vez, tem o total direito de auditar e bloquear o uso da Internet a fim de inibir o uso abusivo e monitorar a produtividade, sempre com responsabilidade. Assim como já se tornou uma prática o uso de câmeras filmando tudo que está acontecendo fisicamente nas empresas, sempre acompanhadas da singela frase “sorria, você está sendo filmado”, podemos fazer uso do monitoramento virtual, entrando então em cena a frase “sorria, você está sendo monitorado”.